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Edição de 30-11-2019
Jornal Online

SECÇÃO: Opinião


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VAMOS FALAR DE ASSOCIATIVISMO (20)

Os Planos de Atividades e Orçamento e sua importância para as Coletividades

A propósito do aproximar do final de um ano civil, às nossas Coletividades impõe-se a preparação de um Plano de Atividades e Orçamento (PA O) para o ano que se aproxima.

Salientamos desde já, que a recente imposição de um Regimento Central de Beneficiário Efetivo, o qual tem como objetivo, entre outros, o de impor, a quem não tenha feito tal registo, a impossibilidade de transferência de valores financeiros por parte de entidades oficiais, nomeadamente autarquias, fica reforçada a ideia de como é obrigatória a elaboração de um melhor PA O.

Não se pretende dizer que o que tem sido feito em termos de Plano de Atividades, tem sido mal. Simplesmente se pretende contribuir para o melhorar, onde for necessário.

Podemos partir sempre do princípio de que, bem ou mal, o que interessa é fazê-lo. Mas não chega.

Sobretudo se o principal objetivo tiver a ver com o envolvimento dos associados, dos órgãos sociais, e em especial com a colaboração de toda a Direção da Coletividade.

OBJETIVOS DE UM BOM PA O

Definição da importância e passos para a sua realização; evidenciar na sua construção a importância para a organização; criar as noções de fundo de caixa e os fluxos de tesouraria; definir o orçamento de tesouraria; assinalar as fontes de financiamento.

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PLANEAMENTO

É fundamental, ter como ponto de partida, a avaliação do que se pretendeu fazer no ano corrente, o realizado e o que não foi conseguido, o que aconteceu de positivo e de negativo, e que medidas devem ser tomadas para melhorar o futuro.

A capacidade de se proceder a uma avaliação, previsão e capacidade de preparar o futuro que nos possa levar à tomada de decisões, sê-lo-á sempre com o sentido de valorizar os nossos desejos e em melhorar os modos de execução do planeado.

Claramente, o planeamento deve ser caracterizado por uma atitude de antecipação que implique um exame preventivo de problemas/ações, implicando ainda um conhecimento real da comunidade local. Os Dirigentes devem ponderar bem os projetos e atividades a desenvolver pela coletividade, como forma de obter as receitas necessárias para a sua implementação.

Se a Coletividade, maioritariamente, é uma entidade construída por pessoas, na sua imensa maioria, localizadas e relacionadas numa área específica populacional, com espaço próprio para as suas atividades e recolha de fundos necessários às suas necessidades, é natural que crie todas as condições para atrair as populações locais. Daí, que o planeamento das atividades deva conter o trabalho com as suas gentes mais próximas.

ALGUNS PASSOS PARA A REALIZAÇÃO DO PLANEAMENTO

Elaboração do diagnóstico ou estudo da situação através do conhecimento do meio envolvente (escolas, empresas, hábitos de ocupação dos tempos livres, infraestruturas existentes, outras coletividades, etc.).

Avaliação dos meios materiais, financeiros e humanos.

A definição para atingir objetivos e metas de curto, médio e longo prazo, devem envolver o nível de execução para os objetivos gerais como também para os setoriais, onde existam várias secções de atividades.

Aclarar a definição de estratégias para a realização dos objetivos traçados com todos, procedendo sempre à definição de avaliação final e intermédia, que permitam atempadamente, as correções a realizar, sempre que necessário.

A definição de uma forma de avaliação que permita ponderar os resultados finais e que possibilite melhorar o desempenho da Coletividade.

O PLANO DE ATIVIDADES

O documento em si deve conter alguns princípios de orientação que permitam definir o trabalho a desenvolver.

A Introdução deverá conter uma breve abordagem dos pontos mais importantes a serem focados; evidenciar a sua administração que defina a estratégia que se pretende seguir; definir a gestão das Instalações, tendo em linha de conta a necessidade de melhoramentos que permitam uma melhor capacidade e exploração de espaços; a caracterização das suas Actividades estratégicas, devendo fazer separadamente a menção de cada uma - desporto, cultura, recreativa ou outras; encerrando sempre com um ponto de Conclusões onde serão evidenciados os pontos mais preponderantes para a coletividade.

Definindo para um determinado período de tempo os objetivos, a estratégia e a metodologia a seguir, assim como os meios e recursos a afetar, o plano de atividades e orçamento deve indicar aos associados o que se pretende realizar no ano seguinte, planeando as suas propostas de atividades, e evidenciando a necessidade de recursos para a sua execução.

ORÇAMENTO

Uma associação sem fins lucrativos desenvolve a sua atividade sem que o fim último seja o lucro.

A definição em Orçamento dos seus objetivos depende sempre da capacidade em determinar com a maior exatidão possível as necessidades financeiras, fazendo uma adequada gestão dos recursos existentes.

(...)

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Por: Adelino Soares*

*Confederação Portuguesa das Coletividades

 

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