SECÇÃO: Opinião

A importância da preparação de um bom Plano de Atividades e Orçamento

Neste período do ano, é tempo de se proceder à preparação do Plano de Atividades e do Orçamento (PAO) para o ano seguinte em todas as coletividades. Trata-se de uma ação necessária por razão das normas legais, mas sobretudo e principalmente, porque é importante planear o que se pretende fazer para o nosso futuro mais imediato.

O bom planeamento caracteriza-se por avaliar antecipadamente, através de um exame preventivo sobre problemas concretos e ações a desenvolver através da experiência acumulada e da obtenção de um conjunto de conhecimentos que nos ajudem na elaboração.

Trata-se do encontrar de um conjunto de medidas que devem ser vistas em conjunto com todos os responsáveis pela sua avaliação, dirigentes, associados e, porque também uma coletividade pretende sempre desenvolver a sua atividade para além das paredes das suas instalações, faz todo o sentido saber ouvir a comunidade local envolvente.

Salvaguardando, entre outras, estas considerações, serão assim criadas condições para a execução de um modelo de funcionamento mais seguro e eficaz.

Sendo um trabalho de evidente importância a avaliação e antecipação do futuro, cabe aos dirigentes em cada coletividade, assumir a responsabilidade de preparar um bom trabalho para que tal aconteça.

Por vezes, os objetivos traçados, podem até tender para o exagero, se não se tiver em conta as reais capacidades de execução, de um dos objetivos assumidos. Mas o contrário também é possível, ou seja, o ter receio em apostar em medidas e iniciativas mais arrojadas, que possam dar outra projeção à coletividade.

Por essa razão, é fundamental o estabelecimento de alguns passos para a realização de um bom planeamento.

- O diagnóstico e estudo caso a caso, deve apelar à nossa atenção para o conhecimento do meio envolvente, como sejam as escolas, empresas, outras coletividades, hábitos de ocupação de tempos livres, atividades existentes na nossa coletividade, etc..

- Conhecer os recursos da coletividade ao nível material, financeiro e o envolvimento humano.

- Proceder por antecipação a um balanço da atividade desenvolvida até então.

A necessidade de dar passos para a realização de um bom planeamento, obriga a que se definam objetivos. Sem se estabelecer o que se pretende fazer, não se saberá o que se quer. Podem ser de prazos curtos, médios ou longos para toda a ação da coletividade, como para cada secção/valência ou setor específico de relevante importância. Traçando metas para cada espaço de tempo, definindo o seu acompanhamento de execução, para com todo o conjunto de trabalho assumido.

É importante a definição de estratégias de acordo com os objetivos traçados com todos os setores e as suas atividades, sendo fundamental uma correspondência entre os vários níveis de atividade e os objetivos estabelecidos. A criação de uma boa estratégia para alcançar objetivos significa a melhor forma de atingir os fins desejados.

Se for prestada a atenção devida no cumprimento dos passos assumidos no que ficar planificado, é certo que se obterão resultados positivos. Se ficar esclarecida a função de cada um na sua responsabilidade, é meio caminho andado para que tal êxito aconteça.

Definir uma forma de avaliação da responsabilidade de cada dirigente, sem que tal, signifique intromissão na responsabilidade especifica de cada um, mas sim de simples interajuda, é uma enorme possibilidade para conseguir um bom desempenho da coletividade.

Um bom processo de planeamento, com orientação, com métodos de trabalho, com objetivos evidentes, com definição de estratégias, e outras medidas, são indicativos importantes para a confiança necessária a transmitir aos associados, os quais deverão ser chamados a participar na sua elaboração e execução, sendo que são parte dos recursos humanos necessários ao trabalho em perspetiva, e para que o plano de atividades seja assumido por todos.

Uma associação sem fins lucrativos desenvolve a sua atividade sem que o fim último seja o lucro.

A elaboração de um orçamento é fundamental no acompanhamento da definição do plano de atividades, nos objetivos a desenvolver.

A capacidade de determinar com a maior exatidão possível as necessidades financeiras e a adequada gestão orçamental, quer no que se refere à receita, quer à despesa, são dois elementos fundamentais para garantir o desejado equilíbrio financeiro e a sustentabilidade permanente da coletividade, sendo fatores importantes para o seu desenvolvimento.

Tendo como base os orçamentos de cada setor, caso a caso, deve ser avaliada a necessidade de correspondência ao todo que representa a coletividade.

Cada orçamento deve ser o mais realista possível, correspondendo às características de cada uma e aos fins a que se destina, no seu desenvolvimento cultural, desportivo, recreativo ou social, tendo como ideia principal, o princípio solidário para com a coletividade no seu todo.

Sendo o orçamento uma declaração antecipada das fontes prováveis de receita e dos custos de cada coletividade é também um instrumento de gestão, dinâmico e flexível, que tende a ser continuamente, e sempre que necessário, adaptável às eventuais mudanças e ocorrências não previstas.

A sua viabilidade pode ser determinada através de três premissas fundamentais: é realmente possível à coletividade atingir o objetivo de receitas; as fontes de financiamento apresentadas no plano serão suficientes para suportar o desenvolvimento das atividades e projetos da coletividade; e os custos correspondem aos definidos para cada caso, tentando evitar que os custos, por qualquer descontrolo, não disparem ao ponto de não ser possível controlá-los.

Por: Adelino Soares*

* CPCCRD